Como as ocorrências são tratadas geralmente

A troca de informações sobre ocorrências geralmente é realizada através de e-mails e ligações telefônicas causando falta de controle e rastreabilidade das informações. Com o passar do tempo, novas formas de comunicação surgem e novos canais de comunicação são utilizados. Um exemplo disso é o whatsapp. Em alguns casos, para cada transportadora, o embarcador deve tentar resolver os casos em canais separados, gerando um enorme dor de cabeça operacional.

Possíveis problemas

Essa forma de comunicação impede a produtividade e controle do fluxo de informações tanto por parte do Transportador quando do Embarcador. É comum acontecer os casos de má interpretação das mensagens e até mesmo acidentes como envio das mensagens de maneira automática para caixa de spam.

Os casos relacion’ados a reentregas e devoluções devem ser documentados e analisados com mais detalhes pois geram custos adicionais. A definição do responsável em arcar com os possíveis custos que a reentrega ou a devolução geram devem estar claros para ambas as partes, dessa forma, no momento da cobrança não haverão conflitos.

Como resolver?

Deve existir uma comunicação entre o Embarcador e a Transportadora sobre quem deverá arcar com os custos adicionais em cada caso. Devem ser anexados documentos que comprovem os possíveis custos adicionais. Exemplo: Caso em que o cliente se recusou em receber a entrega pois seu estoque não tinha espaço. Nesse caso a transportadora deve solicitar um documento assinado pelo representante do estabelecimento informando a recusa da entrega. Com esse documento em mãos, a transportadora o anexa ao processo e deixa claro que a culpa da reentrega foi do cliente.

O W/Embarcador possui um módulo específico para tratar tais casos com a possibilidade de aprovação ou rejeição da ocorrência. Todo o processo é tratado de forma eletrônica e transparente. O transportador lança a ocorrência através de um aplicativo, o embarcador negocia com a transportadora o aceite ou recusa da ocorrência.

A principal vantagem do uso desse controle é a centralização das informações que geram custos adicionais. No W/Embarcador o módulo de auditoria dos custos do frete já é integrado ao módulo de ocorrências. Com isso as ocorrências que geram custos já serão comparadas com os valores cobrados posteriormente pelo Transportador.

Douglas Cristhian

Software Enginner | Csharp Developer Senior | SQL Server Especialist | Power BI Especialist | Gestão de Frete | Automatização para WhatsApp ?