A Tecnologia da Informação tem apoiado praticamente todos os setores de atividade de negócios, e com a logística não é diferente. Esta área de atuação exige um alto nível de controle e segurança que pode ser obtido somente mediante a utilização de um software robusto e integrado.

É por isso que a cada dia mais as empresas procuram ferramentas que contribuam para os bons resultados financeiros e operacionais como: planejamento, controles dos processos, redução de custos, redução dos trabalhos manuais entre outros benefícios.

Nesse contexto surge o Sistema de TMS, sobre o qual falaremos neste post. Acompanhe e confira!

O que é um Sistema de TMS?

Um Sistema de TMS (do inglês, Transportation Management System) ou Sistema de Gerenciamento de Transportes é uma completa solução em software, geralmente, capaz de se integrar a um ERP para fornecer um controle completo de todo o fluxo da área de logística de uma empresa.

Algumas das funcionalidades oferecidas são: cadastros de tabelas de fretes e prazos, simulador para escolha do melhor frete, cálculo automático de frete, gestão dos despachos, automatização do rastreamento e geração de relatórios em tempo real.

Quais as características de um Sistema de TMS?

Um completo Sistema de TMS pode oferecer algumas das funcionalidades citadas a seguir:

Simulação de custo de frete

Alguns sistemas possuem esse módulo, no qual é possível simular os valores de fretes por transportadoras e tipo de transportes (fracionado, lotação e aéreo) antes das mercadorias serem embarcadas.

Para que isso ocorra, é necessário cadastrar os valores dos fretes, as taxas que incidem o transporte, os impostos e os prazos de entrega. Assim, o sistema trará todas as informações necessárias para a escolha da melhor opção de transporte, cálculos e comparações dos preços de frete entre diversas empresas que tiverem cadastradas no sistema.

Monitoramento do status da coleta e entrega

Atualmente existem tecnologias mobile que algumas transportadoras utilizam para informar, em tempo real, as informações das coletas e entregas dos produtos.

Com essa tecnologia também é possível se antecipar aos problemas e avisar aos clientes sobre um possível atraso na entrega da mercadoria.

Gerenciamento de ocorrências

Os sistemas têm locais específicos para tratar as ocorrências que envolvem custos adicionais como: devoluções, estadias, avarias e reentregas. Essas informações devidamente documentadas melhoram os níveis de controle operacionais e financeiros.

Roteirização

Todos os dias as empresas estão em busca de novas ferramentas que contribuam em redução de custos e tempos operacionais.

É o caso da roteirização, que auxilia no momento da distribuição das mercadorias fornecendo dados de melhor percurso, trânsito e restrições de acessos em algumas vias e horários.

Controle do valor do frete

Com o cadastramento das tabelas de fretes, taxas e impostos de diversas transportadoras, as informações ficam organizadas e auxiliam no momento da conferência dos pagamentos.

Gerenciamento da performance do transportador

Com as informações inseridas no sistema é possível controlar o desempenho das transportadoras contratadas. Desse modo, você poderá criar um ranking de quais transportadoras executaram da melhor maneira os serviços prestados.

Auditoria dos custos de forma automática

As verificações de cobrança não são realizadas mais de maneira manual; o sistema automaticamente confronta se o que está sendo cobrado está de acordo com o que foi negociado.

Emissão de ordem de coleta

As ordens de coleta podem ser emitidas pelo sistema; nelas constam todas as informações necessárias para os carregamentos e entregas, facilitando o trabalho da equipe da logística responsável pelo carregamento e as transportadoras.

Geração de relatórios em tempo real

Os relatórios auxiliam nas tomadas de decisões estratégicas, pois é possível visualizar de forma clara todas as etapas do processo, verificando os gargalos e melhorando cada vez mais os processos.

Dashboard ou Painel de Controle

Alguns sistemas disponibilizam um painel com as informações mais relevantes para o negócio, de uma forma objetiva e fácil para serem analisadas e acompanhadas.

Troca eletrônica de dados (EDI)

A troca eletrônica de dados já é bastante utilizada nas empresas por diversas áreas, pois facilita a comunicação entre fornecedor, empresa e cliente.

Estas são apenas algumas das funcionalidades oferecidas. Nota-se que a utilização desta ferramenta pode agregar um imenso valor ao workflow de operações logísticas. Sendo assim, vamos apresentar algumas das muitas vantagens oferecidas por este sistema.

Quais as vantagens do uso de um Sistema de TMS?

As vantagens do Sistema de TMS podem ser sentidas por toda cadeia logística e nos três níveis de decisão de uma empresa: estratégico, tático e operacional. Os Sistemas de TMS atuais já têm grande força e aplicabilidade nos níveis tático e operacional, o que nos permite dizer que haverá também uma evolução gradativa para o nível estratégico.

Além de que, a empresa só tende a ganhar investindo em novas tecnologias, automatizando seus processos, melhorando níveis de controle, e isso torna um diferencial competitivo para todos.

Confira a seguir algumas das principais vantagens desse sistema para sua empresa:

• Redução de custos operacionais: com a implantação de um software é mais fácil realizar os controles, analisar os dados e observar os impactos;
• Melhor controle de custos de frete: após instalar um TMS, a redução mais significativa que é notada é na auditoria dos fretes; não ocorrem mais cobranças em duplicidade e cobranças de serviços extras que não estavam contemplados;
• Investimento baixo: o sistema TMS é acessível para todos os bolsos e hoje existem no mercado opções de sistemas em que não é necessária a compra de servidores, pois os dados são armazenados na nuvem;
• Melhor visão global do negócio;
• Disponibilidade de informações em tempo real pela internet, acessíveis de qualquer lugar com acesso à Internet;
• Melhor gerenciamento de cargas, como planejamento, distribuição e montagem;
• Redução de trabalhos manuais;
• Integração com o sistema dos fornecedores, transportadores e clientes, permitida pela maioria dos sistemas;
• Apoio à segurança.

O monitoramento, controle, planejamento, execução e o apoio à negociação e auditoria fornecidos pelos Sistemas de TMS fazem deles uma solução indispensável aos negócios de logística atuais, dando ao gestor uma visão completa de gargalos, performance do transportador, cenário de entrega, gerenciamento de ocorrências, necessidade de melhorias, bem como outros indicadores importantes.

Sua empresa ainda é adepta às planilhas eletrônicas? Está na hora de investir em tecnologia! Confira mais um de nossos artigos: Tenha uma logística bem controlada, e não corra mais riscos com as planilhas eletrônicas!

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