Todo setor de uma empresa possui suas características específicas quanto à rotina de trabalho e processos com quais os funcionários devem ter o devido cuidado. Entretanto, se há algo que exige atenção especial em qualquer equipe, é a qualidade final do serviço ou produto.

Sabemos que qualquer processo interno de uma empresa está sujeito a problemas, por isso definimos parâmetros de referência para aquilo que deve ser produzido. Pensando nessa questão, mostraremos aqui como analisar e registrar uma não conformidade, para que você possa garantir um controle de qualidade mais eficaz em sua empresa. Confira!

Saiba identificar uma não conformidade

Um relatório de análise de processos, seja realizado internamente ou por uma auditoria terceirizada, pode apresentar dois tipos de não conformidade: maior e menor. Em primeiro lugar, é preciso saber do que se trata cada uma delas e quais os critérios para classificação.

Não conformidade menor

Indica um lapso de controle em algum requisito preestabelecido. Pode ser que algum processo não tenha sido realizado, resultando em um possível defeito ou uma anomalia no produto final.

Isso pode significar falha de funcionamento e, portanto, não pode ser entregue ao cliente.

Não conformidade maior

Significa que há uma falha sistêmica. Em alguns casos, algum requisito da norma regulamentadora não foi atendido. Em outros, pode ser que um conjunto de não conformidades menores acabem comprometendo o sistema como um todo.

Registre uma não conformidade sempre que necessário

O procedimento de registro de uma não conformidade, apesar de causar susto em muita gente, é uma ferramenta para prevenir a repetição da situação. Por isso, ele não pode ser ignorado, muito menos evitado.

Ao identificar uma não conformidade, é preciso descrevê-la cuidadosamente, de forma clara e com detalhamento técnico. O ideal é destacar os pontos, individualmente, de não conformidades menores. Isso facilita o trabalho de identificar uma possível não conformidade maior.

Feito isso, é preciso fazer uma investigação quanto à causa raiz do problema encontrado. Com essas informações, a empresa assegura que o processo de produção esteja sendo sempre aprimorado, evitando erros e otimizando o tempo dos funcionários.

Defina ações preventivas ou corretivas

Na análise da não conformidade, é fundamental ter um olhar aguçado para identificar não apenas pontos a serem corrigidos, mas também ações preventivas. Essa é a melhor forma de garantir um plano de ações que elimine problemas existentes, assim como novos riscos.

Faça um detalhamento que inclua o que deve ser feito, por quem deve ser feito, onde, como e, se possível, qual o custo envolvido.

Invista no acompanhamento de problemas

A melhor forma de evitar imprevistos e garantir qualidade nos processos de uma empresa é acompanhando-os de perto. Isso não significa simplesmente cumprir com as ações preventivas e corretivas apresentadas em casos de não conformidade, mas estar presente no ambiente de produção para estar familiarizado com cada etapa da fabricação e poder analisar a solução dos problemas em andamento.

Muitas vezes, isso pode parecer algo complicado. Porém, existem certas ferramentas que podem auxiliar bastante no acompanhamento de problemas. O W/Suporte, por exemplo, permite que você cadastre todos os seus clientes e gerencie até mesmo os chamados realizados por eles.

Além disso, a ferramenta facilita o direcionamento de chamados para equipes específicas e possibilita um gerenciamento total do processo de solução de problemas, incluindo informações de chamados anteriores para facilitar o trabalho dos profissionais aplicados na tarefa.

Implementando ferramentas eficientes, você poderá realizar um controle de qualidade mais eficaz e lidar com cada registro de não conformidade de forma mais tranquila!

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