A comunicação interna é um dos fatores mais importantes para o sucesso de uma organização. Garantir que os colaboradores recebam e compreendam as mensagens, de forma adequada e eficiente,  é uma das responsabilidades mais estratégicas de um gestor.

Uma equipe que trabalha em harmonia, que se entende e que conhece e respeita os valores da organização é muito mais produtiva e sua atuação está diretamente relacionada aos bons resultados da marca.

Confira algumas dicas super importantes para otimizar os processos de comunicação interna da sua empresa.

1. Identifique e minimize ruídos

Um dos maiores problemas na comunicação (seja a comunicação interna dentro da sua empresa, seja a comunicação com clientes, fornecedores e parceiros) é a existência de ruídos, que muitas vezes passam despercebidos e prejudicam o bom trabalho que está sendo realizado.

Por isso, é super importante entender em que parte do processo de comunicação os ruídos podem estar e trabalhar para minimizá-los. Por exemplo, se a sua empresa foca a comunicação com os colaboradores via e-mail, é essencial entender se a internet do ambiente funciona com qualidade e constância e se os membros da equipe que trabalham se deslocando têm acesso a um bom plano para checar os e-mails pelo telefone. Imagine o tanto de informação urgente que pode ter sido perdida por causa disso.

2. Incentive a interatividade

A comunicação encontra um espaço muito mais fértil para funcionar quando os colaboradores se conhecem e, por isso, se sentem à vontade para compartilhar informações e opiniões.

É papel do gestor oferecer um ambiente que facilite e incentive a interação da equipe – isso inclui um espaço de trabalho que

não seja muito compartimentalizado ou cheio de barreiras e, também, a promoção de eventos externos como happy-hours que permitam uma maior aproximação da equipe.

3. Defina um sistema de comunicação

Uma das características mais importantes da comunicação interna é que ela deve ser organizada e sistematizada. Isso significa que os seus colaboradores precisam saber onde encontrar determinada informação, sem que seja necessário recorrer a ajuda e sem que percam tempo procurando em diferentes mídias.

É importante definir um sistema coerente e intuitivo de comunicação, seja através de um mural em cada setor, um boletim enviado por email a cada semana ou mês, ou reuniões periódicas. O indispensável aqui é que a política de comunicação da empresa seja apresentada e compreendida por todos – e usada corretamente a cada mensagem que precise ser transmitida.

4. Use a tecnologia

A tecnologia é uma excelente aliada para otimizar os processos de comunicação. Hoje em dia temos acesso a softwares de compartilhamento de mensagens, plataformas para armazenar e compartilhar arquivos e um acesso quase full time à internet. Portanto, não restam desculpas para dizer que a comunicação da sua empresa está defasada. Escolha os melhores meios e use-os bem!

5. Dê espaço para alguma informalidade

Uma empresa que não consegue construir um ambiente sério, de profissionalismo e rendimento não alcança o sucesso. Mas o contrário também é verdade e o excesso de formalidade pode ser bastante prejudicial. Isso porque acaba intimidando os colaboradores, que não se sentem à vontade para iniciar um diálogo com seus líderes e gestores.

Adote uma cultura que incentive conversas informais de tempos em tempos e procure você mesmo conhecer melhor os seus colaboradores. Mostre que o espaço de trabalho é uma boa oportunidade para o diálogo e que todos ali fazem parte de um mesmo time.

Viu só? Pequenos ajustes na sua estrutura e nos processos podem fazer toda a diferença na comunicação interna da sua empresa. Além disso, manter seus colaboradores informados é essencial para que a organização funcione a pleno vapor – portanto, vale a pena investir nessas mudanças.

Gostou das nossas dicas? Não se esqueça de contar nos comentários quais são as suas estratégias para otimizar a comunicação na sua empresa.